Case Study
Der folgende Business Case beschreibt den praxiserprobten Einsatz eines Bereinigungsdatenbanksystems, kurz BDS genannt. Es wird zur regelmäßigen Prüfung und kontinuierlichen Verbesserung sowie zur langfristigen Sicherstellung der Datenqualität einer heterogenen Systemlandschaft eingesetzt.
Die Herausforderung: Datenqualitätsprobleme
Mit der zunehmenden Automatisierung von Geschäftsprozessen wachsen in gleichem Maße auch die Anforderungen an die Datenqualität. Die Datenbestände einer Vielzahl von Unternehmen wachsen über Jahre hinweg in einer meist heterogenen Systemlandschaft. Mit der Zeit führen fehlerhafte oder unvollständige Schnittstellen und manuelle Fehleingaben zu einer Vielzahl von Dateninkonsistenzen, oft sowohl innerhalb des Systems als auch über die System- und Unternehmensgrenzen hinweg. Diese erfordern in der Regel nicht nur kostenintensive manuelle Nachbearbeitungen und Datenbereinigungen, sondern führen unter Umständen auch zu falschen Rückschlüssen und Entscheidungen.
Weitere Probleme die aus mangelnder Datenqualität resultieren:
- Kunden werden nicht oder falsch abgerechnet
- Beschwerdequoten steigen
- Migrationsprojekte verzögern sich
- Kunden erhalten mehrere Anschreiben
- Mailings laufen ins Leere
- Hoher Datenklärungsaufwand in der Kommunikation mit Marktpartnern
In der Energieversorgungsbranche nimmt bei rund 800.000 Umzügen pro Jahr die Qualität der Daten ohne Überprüfung sukzessive ab. Eine erste Herausforderung besteht somit in der Identifizierung der Datenschiefstände und Ableitung geeigneter Korrekturmaßnahmen.
Lösungsansatz: Aufbau einer Bereinigungsdatenbank
Gesucht wurde also eine Lösung zur Identifikation von Datenschiefständen innerhalb eines Systems oder auch systemübergreifend, mit deren Hilfe die Datenqualität flexibel, regelmäßig und kostengünstig geprüft und verbessert werden kann. Zu diesem Zweck wurde im Rahmen eines großen Migrationsprojektes eine zentrale Bereinigungsdatenbank konzipiert und aufgebaut, das sogenannte Bereinigungsdatenbanksystem, kurz BDS. Mit Hilfe dieser Datenbank sind komplexeste Abfragen innerhalb kürzester Zeit möglich ohne dabei die Performance der Produktivsysteme zu belasten.
Wesentliche Vorteile für den Aufbau und Einsatz einer zentralen Bereinigungsdatenbank:
- Ermittlung der Datenqualität auf Feldebene innerhalb eines Systems und Analyse der Datenqualität zwischen beliebigen Systemen
- Flexible Anpassung und Erweiterung der Analyseabfragen an aktuelle und neue Datenqualitätsanforderungen.
- Schnelle Erweiterung der BDS Datenbank um zusätzliche Quellsysteme zur erweiterten Datenanalyse, systemintern und -übergreifend
- Flexible Erstellung von Berichten zum Bereinigungsfortschritt
- AdHoc Abfragen in den Systemdaten sind jederzeit möglich
- Regelmäßiger Import aller Daten zur fortwährenden Kontrolle des Bereinigungsfortschritts und Erkennung eventueller neuer Inkonsistenzen
Vier Schritte zum Erfolg
Auf Basis der Auswertungen kann darüber hinaus ein flexibles Reporting zur Kontrolle der Datenqualität und ggf. des Bereinigungsfortschrittes aufgebaut und implementiert werden. Dieser Prozess besteht aus vier wesentlichen Schritten, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
Prozess zur Datenbereinigung und Sicherstellung der Datenqualität
Die BDS Datenbank dient hierbei für alle vier Schritte als zentrales Bindeglied.
Im ersten Schritt werden alle erforderlichen Daten aus den zu betrachtenden Quellsystemen exportiert und in die zentrale BDS Datenbank importiert.
Anschließend erfolgt im zweiten Schritt eine Analyse der Daten auf Basis flexibel konfigurierbarer Kriterien, die individuell an die jeweilige Systemlandschaft und Datenqualitätsanforderungen angepasst werden können.
Nachdem die potenziellen Datenschiefstände ermittelt wurden, erfolgt im dritten Schritt eine strukturierte Abarbeitung und Bereinigung. Die hierzu erforderlichen Informationen aus den verschiedenen Systemen werden ebenfalls über die BDS Datenbank zur Verfügung gestellt.
Zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Datenbereinigung wird im abschließenden vierten Schritt ein regelmäßiges Reporting entsprechend der definierten Datenqualitätskriterien erstellt. Das Reporting dient ebenfalls zur Information des Managements und Geschäftsführung über den aktuellen Status und Fortschritt der Datenbereinigung.
Bereits innerhalb weniger Monate kann durch eine regelmäßige Wiederholung dieses Prozesses – z.B. in einem zwei- oder vier-wöchentlichen Zyklus - eine deutliche Verbesserung der Datenqualität erreicht werden.
Kosten-Nutzen-Analyse und Fahrplan
Aufgrund der hohen Flexibilität und der vergleichsweise geringen initialen und laufenden Kosten stellt der Aufbau und Einsatz einer BDS-Datenbank im Rahmen von Datenqualitäts- und/oder Migrations-/Integrationsprojekten einen außerordentlich hohen Nutzen dar. Potenzielle Datenschiefstände – sowohl systemintern als auch systemübergreifend - werden frühzeitig erkannt und es können entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
